Ответственность за подготовку всех документов для отправки в Высший аттестационный комитет Российской Федерации возлагается на ученого секретаря диссертационного совета.

Ученый секретарь совета должен в течение месяца со дня защиты подготовить для отправки в Высшую аттестационную комиссию России документы по перечню (прил. 7) и сформировать аттестационное дело соискателя, которое остается на хранении в диссертационном совете (прил. 16), кроме того:

1. Собрать все замечания, пожелания и предложения, сделанные членами диссертационного совета по заключению, и подготовить заключение диссертационного совета совместно с членами комиссии, которая готовила проект заключения.

2. Подготовить справку о присуждении ученой степени доктора наук (прил. 17) и справку о выдаче диплома кандидата наук (прил. 18) в трех экземплярах (два экземпляра – для отправки в ВАК России и экземпляр в аттестационное дело соискателя, которое остается в диссертационном совете). В справку должны войти заключение диссертационного совета и классификационные признаки диссертации. Справка подписывается председателем и ученым секретарем, скрепляется гербовой печатью учреждения, где функционирует диссертационный совет.

3. Заполнить два экземпляра регистрационно-учетной карточки (прил. 20).

4. Проверить и подписать стенограмму заседания диссертационного совета и скрепить печатью (прил. 19).

5. Подготовить, подписать перечень и опись документов аттестационного дела (прил. 21,22).

6. Подготовить сопроводительные письма в ВАК Минобразования России, Российскую государственную библиотеку, ВНТИЦентр за подписью председателя диссертационного совета (прил. 23–25).

7. Все подготовленные и подписанные документы, помещенные в скоросшиватель, направить в ВАК Российской Федерации по адресу: 103051, Москва, ул. Садово-Сухаревская, 16.

8. Объяснить соискателю порядок и сроки рассмотрения аттестационного дела в ВАК России, порядок и сроки утверждения докторских диссертаций и снятия с контроля кандидатских диссертаций и порядок получения дипломов кандидата и доктора наук.

Соискатель принимает участие в подготовке своих документов для отправки в ВАК России.

При подготовке документов после защиты, не говоря уже о написании и оформлении диссертации, хорошим помощником является компьютер. Компьютеные курсы конечно заканчивать не обязательно, но минимальные навыки работы на компьютере должны быть.

Аттестационное дело кандидата наук может рассматриваться в ВАКе России в течение четырех месяцев, доктора наук – в течение восьми месяцев.

Об утверждении диссертации соискатель и диссертационный совет извещаются Высшей аттестационной комиссией почтовой открыткой, которая должна иметься в аттестационном деле соискателя.

Через полтора-два месяца со дня утверждения диссертации в Высшей аттестационной комиссии ученый секретарь диссертационного совета по доверенности получает диплом кандидата наук в отделе аттестационных документов Высшей аттестационной комиссии Российской Федерации, подписывает его сам и у председателя совета, ставит гербовую печать учреждения, в которой функционирует совет и только после этого диплом вручается соискателю.

Диплом доктора наук соискатель может получить лично в отделе аттестационных документов ВАК России по понедельникам и средам с 15-00 до 17-30 час. по адресу: 103051, Москва, ул. Садово-Сухаревская, 16.