Для того, чтобы ученый секретарь Диссертационного Совета принял у вас документы к представлению диссертации к защите необходимо следующее:

1. Ваше личное заявление о приеме диссертации к защите этим cоветом, написанное от руки (или заполненное по форме) и завизированное председателем диссертационного совета.
2. Личный листок по учету кадров, заверенный по месту работы (2 экз.).
3. Нотариально заверенная копия диплома о высшем образовании (часто этого не требуют, если вы защищаетесь в той же организации где учились).
4. Удостоверение (справка из отдела аспирантуры) о сдаче экзаменов кандидатского минимума.
5. Диссертация.
6. Заключение той организации, где выполнялась работа, о представлении ее к защите.
7. Некоторые канцелярские принадлежности: их я уже не помню, по-моему, две папки-скоросшивателя, два больших конверта (А5) и почтовые открытки с написанными на них адресами. Все это вам лучше уточнить у Секретаря.
8. Автобиография.
9. Данные о ведущей организации, ваших официальных оппонентах и научном руководителе. Что касается ведущей организации, то нужно только ее название. Об оппонентах и научном руководителе нужны следующие сведения:
   • фамилия, имя, отчество;
   • ученая степень и звание;
   • номер и дата выдачи диплома о присвоении ученой степени (я вам советую сразу же еще узнать и название и шифр специальности оппонентов, это понадобится вам при оформлении документов уже после защиты);
   • паспортные данные: адрес по которому человек; прописан, дата рождения (число, месяц, год), серия и номер паспорта, когда и каким отделением милиции он выдан.

Посмотрите также перечень документов, представляемых соискателем в диссертационный cовет (Положение о диссертационном совете, приложение 7). Есть некоторые различия. Я перечисляю те документы, которые с меня или с моих знакомых действительно потребовали. Иногда, на данном этапе, требуется меньше документов, иногда больше - зависит от диссертационного совета и секретаря совета.

И вот наконец cовет принял вашу диссертацию к защите. Узнайте, на какой день может быть назначена ваша защита: иногда может быть очередь из желающих защититься, или cовет не будет заседать некоторое время, например, из-за каникул. "Выбирая" день защиты Вы должны иметь в виду следующее:

1. автореферат должен быть разослан не позднее чем за месяц до защиты (на момент представления диссертации в cовет его у вас может не быть вообще);
2. отзывы оппонентов и ведущей организации должны быть датированы числом не позднее чем за 2 недели до защиты или быть вообще без даты (вы ее потом сами поставите).

Дополнение, присланное Ольгой: Хочу добавить, что когда приходишь в Ученый совет необходимо у технического секретаря (не знаю, как в технических советах, но в в медицинских это так) взять образцы всех документов. Это нужно сделать потому, что вроде бы правила одинаковы для всех, но в конкретном совете могут потребовать, например, чтобы страницы отзывов были пронумерованы внизу, потребовать отзывы рецензентов с апробации (а их по положению не требуется), чтобы папочки были синего цвета и тому подобные нигде не описанные (и по большому счету не нужные) вещи. Это как правило выполнимо, но может потребовать много времени, особенно когда касается тех документов, которые ВАК не требует (например, акт проверки первичной документации, подписанный теми людьми, которых давно нет в твоем городе).

От себя поясню, что апробацией у медиков называется доклад в ведущей организации. В физико-математических и технических советах апробацией называется "обкатка" положений работы на различных конференциях. - Г. Петровская.