10.02.2022 г.

Каждая организация, независимо от структуры и формы, должна вести документацию по финансовой деятельности и работающим в штате сотрудникам. Эту информацию должно быть легко найти, чтобы при необходимости предоставить по запросу в налоговую или выдать справки бывшим или текущим сотрудникам.

Но далеко не все организации выделяют для хранения отдельное помещение, оборудованное специальной мебелью для архива. Часто архивные документы представляют собой коробки в комнате или шкафу – чтобы что-то найти в таком «архиве», нужно потратить много времени. В лучшем случае, они будут пронумерованы по месяцам.

Срок хранения документации, в зависимости от вида, может составлять от 3-х до 50-ти лет. Поэтому в маленьких компаниях архивные документы могут занимать небольшой объем, а крупным организациям требуется даже не одно помещение.

Правила обеспечения сохранности документации

Нередки случаи, что из-за некорректного хранения документы утрачивались из-за затопления или пожара.

Поэтому для хранения документов в читабельном виде, необходимо оборудовать помещение в соответствии с нормами пожарной и санитарной безопасности:

1. Не допускается складирование документации в старых и аварийных помещениях, а также в комнатах с повышенной влажностью или без отопления.
2. Следует избегать соседства архивного помещения с чердаками, подвалами, службами общепита, складами питания или хранением взрывоопасных веществ. Это может привести к нашествию грызунов или другой порче документации.
3. Помимо самого хранилища необходимо оборудовать пространство для приема и временного хранения архивной документации. А также рабочее место для просмотра и исследования документов. Желательно, чтобы рабочее место было отделено от основного архива.

Требование к документохранилищу

Помещение, где хранится документация, должно быть оборудовано:

• предупреждения о пожаре,
• защитой от затопления,
• аварийным выходом.

В комнате не должны проходить газовые, канализационные или водопроводные трубы. Должна быть обеспечена нормальная работа вентиляции, чтобы не образовалась плесень. Электропроводка должна быть скрытой, а розетки герметичными и исправными.

В таких помещениях недопустимо применение огня, использование и употребление продуктов питания, курение. Также помещение недопустимо использовать как склад для хранения посторонних вещей.

Оборудование архивных помещений

В помещении архива кроме стола со стулом и лампы освещения устанавливают металлические стеллажи стационарного или передвижного типа. Документы на полках следует хранить в коробках или связанных папках. Недопустимо хранить документы на полу, окне или в неразобранном состоянии.

Запрещено размещение стеллажей вплотную к стенам, окнам или источникам тепла. Желательно исключить воздействие внешней среды. Температурный режим и влажность нужно контролировать измерительными приборами.

Не менее одного раза в год необходимо проводить обеспыливание стеллажей и коробок с документами с помощью пылесоса. Также желательно проводить влажную уборку и обеспечивать улучшенную герметизацию помещения для меньшего попадания пыли в хранилище.